Innan ett företag kan vinna en offentlig upphandling måste det göra sina produkter och/eller tjänster bekanta för den myndighet som har behov av dem. Det kan börja med traditionell marknadsföring – men du som vill bli framgångsrik på denna 500-miljardersmarknad måste också ständigt hålla koll på de databaser där anbudsförfrågningarna från den offentliga sektorn läggs ut.

Datorer

Datorer - en vara som upphandlas varje år. Foto: Freefoto.com

Börja med att skaffa dig grepp över de system för kategorisering som finns på området. De så kallade CPV-koderna är, även om CPV kan se lika gigantiskt som svåröverskådligt ut, bra att känna till innebörden av. Akronymen som ska uttolkas som Common Procurement Vocabulary, är en EU-gemensam nomenklatur som bland annat förekommer i den av EU drivna och fritt tillgängliga databasen TED – Tenders Electronic Daily. I den annonseras alla upphandlingar inom unionen ut som överstiger det så kallade tröskelvärdet, vilket gör den till en självklar anhalt för de företagare som vill konkurrera såväl inom som utom Sverige inom det skattefinansierade området. Fast med detta sagt är det också av vikt att inse att de upphandlingar som görs ovanför tröskelvärdet bara är en mindre del av alla inköp som görs av dessa aktörer. De allra flesta upphandlingar faller under gränsen, som från den 1 januari 2008 ligger på 1 243 375 kronor vad beträffar ”vanliga” varor och tjänster.

Därför är det av minst lika stor vikt att hålla god uppsikt över de inhemska annonstjänster på webben som i princip erbjuder samma sak som TED, fast på nationell nivå. Det finns ett flertal. Olika sajter erbjuder olika värden. Vilken eller vilka som är bäst beror helt på inom den eller de branscher ditt företag verkar och hur mycket pengar du är beredd att betala för informationen. För en översiktlig genomgång, besök gärna AllaUpphandlingar. Glöm dock inte bort att också gå direkt på de myndigheter som kan vara intressanta som affärspartners! Konsultera gärna Statistiska Centralbyråns så kallade myndighetsregister. Det är nämligen som regel en god idé att hålla kontinuerlig, manuell uppsikt över de som man vill ha eller redan har som befintliga kunder. För glöm aldrig att en eventuell befintlig kund har rätt att göra en förfrågan direkt till er i samband med en ny upphandling, men inte behöver göra det. Att förhålla sig passiv till dess något affärstillfälle dyker upp bör man alltså undvika.

När väl ett beslut fattats om att ge sig in på den marknad som offentliga upphandlingar utgör, må vara inom Sverige eller i utlandet, gäller det att att skaffa sig en god förståelse för processerna som leder fram till en affär. För nybörjare inom området är det därför tillrådligt att skaffa sig förförståelse genom att begära underlag till redan avslutade upphandlingar. Här kan man dra nytta av offentlighetsprincipen: grundregeln är att alla handlingar är öppna för den som begär att få ta del av dem. Dock råder sekretess så länge upphandlingsprocessen pågår. (Omvänt ska man alltid räkna med att ens egna erbjudanden kommer att eftergranskas av konkurrenter och andra intresserade parter.) Genom noggrann granskning av gjorda anbud kan man också få en god bild av hur myndigheten arbetat med värderingar och liknande. I någon mån kanske man också kan läsa sig till förväntningar och fastslagna krav i öppet publicerade policyer, alternativt genom att ta personlig kontakt i frågan med lämplig person på relevant avdelning inom den upphandlande myndigheten. Med en genomarbetad och professionell approach underlättar man både för sig själv och sina tilltänkta köpare.

Med detta sagt är det dock viktigt att hålla uppsikt över de rågångar mellan acceptabel marknadsföring och påverkan i övrigt visavi otillbörliga närmanden mot till exempel handläggande tjänstemän. Speciellt bör man avstå från att försöka påverka fram en förändring av till exempel kravspecifikationer under tiden myndigheten har upphandlingsprocessen öppen. Likaså finns det goda skäl till avstå från utnyttjande av eventuella personliga kontakter för att påverka resultatet av den. Naturligtvis avser också den kloke att tolka lagstiftningen kring mutor strikt.

Mobiltelefoner - också ett typiskt exempel på varor som används i den offentliga sektorn.

Mobiltelefoner - också ett typiskt exempel på varor som används i den offentliga sektorn. Foto: Freefoto.com

Slutligen måste beslut tas om varje enskild upphandling. Här gäller det att göra en avvägning mellan företagets kapacitet, förmåga och planer och ställda krav. Men från den stund man lämnar in ett anbud gäller det att företaget har förmågan att leverera. Om det skulle brista någonstans i kedjan måste man på förhand ha slutit avtal med andra företag i ett eventuellt konsortium. Upphandlande myndighet kan nämligen ställa olika slags ekonomiska krav på deltagarna i processen, bland annat kreditvärdighet och att företagen har ett viss minimiomsättning. Likaså att vissa miljökrav och teknisk kapacitet är uppfyllda. Kanske ett onödigt påpekande är nog en självklarhet som att företaget har en hög skattemoral.

Sedan är det bara att se vad som händer. Och skulle det inte gå den här gången får man se misslyckandet som ett slags träning för nya omgångar på den offentliga upphandlingens arena.

 Steg för steg:

1) Läs på om de myndigheter som kan vara intressanta för ditt företag

2) Lär dig vilken sorts terminologi som används av beställarna

3) Gör en uppskattning av vad ditt företag mäktar med jämfört med kraven

4) Behöver du partners – skapa de relationerna innan du ger dig i kast med anbudsgivningen